自2017年兩會以來，“數字經濟”已成為每年政府工作報告中的熱門詞彙。2021年的《十四五規劃綱要及2035年遠景目標》，甚至將建立數字經濟體系，構建數字中國，作為未來國家發展的頂層戰略。
可以說，數字經濟已經決定了未來。為了適應數字化帶來的鉅變，廣大企業們也正在積極謀劃著數字轉型。作為企業所有資料的“天然整合地”，財務的數字化建設已被提到了前所未有的高度。
但財務數字化轉型中，仍有諸多“痛點”困擾著企業和廣大財務工作者們。對此，江西倬雲數字產業集團有限公司（簡稱：倬雲集團）計劃財務部總經理喻琴琴有著自己的看法。
搭建系統要做好前、中、後期全域性劃歸
對於大型企業而言，內部部門林立，各部門間有著獨立的工作系統及管理模式，這也導致了企業內資訊溝通不暢，資訊“碎片孤島”問題嚴重。
喻琴琴認為，企業各部門管理重心不同，部門會根據工作側重去設計管理系統，甚至會為了新業務去單獨開發管理系統，這直接導致了企業內部系統冗雜，並且系統與系統間“割裂”情況嚴重。
解決這一情況，首先要對公司業務進行統一梳理，確定整體目標方向，及頂層架構，並根據整體架構設計系統框架。
此外，全面考慮系統資料口徑統一問題，為後期資料整合，以及建立起資料邏輯標準，與資料綜合分析打下良好基礎。
在資料統一的基礎上，對業務資料進行匯入，建立全景大資料分析模組，並對所有資料進行統一分析整合輸出。
建立系統最大目的，就是對企業業務和決策進行資料支援。只有前期，做好頂層架構設計，統一方向目標；中期，實現系統間資料無縫對接；後期，利用大資料整合分析，形成有價值的支撐體系。
控制差旅成本，並非一味追求“減法”
降本增效是企業經營的最大願景，尤其在疫情影響下，這一訴求變得越發強烈。對於輕資產數字經濟企業而言，差旅成本支出較大。對於如何最佳化差旅成本，實現降本增效願景，喻琴琴有著自己的想法，她表示：
一般情況下，企業差旅支出的真實性並不存在問題。企業控制差旅成本，不能一味的削減，而是要節約支出，花最少的成本，體現出最大的價值。
因此對差旅支出的合規、合理性要做好規劃。控制差旅成本，是為了更好的實現企業經營目標，透過合理費用管控，將有限資源價值最大化。
此前，員工出差反饋問題主要集中在，差旅費審批流程過長、差旅墊資過高等方面。對於財務而言，當員工報銷差旅費時，能得到的資訊只是簡單的“數字”，在後續統計分析過程中，財務也只能提供一些“粗放型”意見，對降本增效並沒有真正意義。
目前，倬雲集團與合思·易快報展開了深入合作，透過合思商旅平臺，合理優化了差旅資源配置。
基於費用管控前置，員工出差無需墊資。透過與審批流精準匹配，不僅提高了審批效率，更很好的解決了差旅費用合理性問題。後續，再透過對差旅費整體流程分析，發現潛在可最佳化的環節。
建立內部信用機制，提升員工支出自覺性
除了差旅報銷流程外，對於企業整體費控報銷流程中，還有哪些可最佳化環節，喻琴琴這樣認為：
目前，各大公司都在推行全面預算管理體系。如果，預算管理體系設計全面，並且貼合企業實際情況，可以將大量費用審批流程前置，縮短整體費控流程。
此外，全面的預算管理可以很好的將各部門、各所屬企業費用進行固定，並與業務實際情況精準掛鉤，設定目標費用上限，對超出預算的部分嚴格審批。
喻琴琴認為，預算費用應是靈活多變的支出。在既定框架內，將預算主導權交給一線企業、員工手中，只要費用支出是合理真實的，審批流程則可以被最佳化縮減。
就倬雲集團而言，總部承擔了大部分集約化管理工作，所屬單位負責業務開展執行，管理內控與業務執行區分開來。在執行中，總部給到了業務開展相當大的自主權，大大簡化了前期審批流程。
但是，對於後期監管，應保持嚴格控制，例如設定內審機制、制定員工報銷誠信檔案等。透過設定嚴格的事後違約成本，提升員工合理支出的自覺性。
目前，倬雲集團在引入易快報產品後，透過事前審批與事後報銷精準關聯，業務真實性得到了進一步保障。由於前期審批流程被大幅壓縮最佳化，財務工作重心轉移到了事後控制階段，透過完善的預算及費用控制機制，為業務提供了強有力的支撐。
電子檔案系統解決了資訊“碎片化”問題，提高了管理效率
財務系統、報銷流程離不開檔案系統支援。近年來，國家始終在大力推進電子檔案工程建設。對企業而言，建設電子檔案系統最大意義是什麼，喻琴琴告訴《財智無界》：
電子檔案系統更有助於實現資訊高效共享。就目前而言，企業內資訊大多是“碎片式”的，分儲在各部門、各系統中，想要進行資料檢索，非常麻煩。
而電子檔案系統，將更有利於實現資源共享，節約大量溝通成本，減少資料發生丟失的可能性。
對於很多企業而言，每筆檔案的列印都是在消耗辦公成本，在隨後的管理階段也要耗時耗力的去建檔、歸檔。管理儲存時，還要單獨設立符合檔案局規定的辦公室存放檔案。
伴隨著電子檔案系統的落地，節約了大量管理及人力成本，透過及時歸檔制檔，大大提供了檔案管理工作效率。
數字化轉型重在認知上的轉變
其實，不論是電子檔案系統，還是企業財務管理系統，都是企業在數字化轉型中“必需品”。當問及企業在向數字化轉型時，面臨最大的難點時，喻琴琴認為：
企業轉型最大的難點來自於認知上的轉變。伴隨著科技進步，不論是大資料、雲計算還是其他資訊科技，都已日趨完善。很多財務人員對新技術不甚瞭解，從心理上對技術存在著種種“抗拒”，擔憂技術會取代自己的工作。
喻琴琴表示道，對公司和個人來說，新技術都能帶來積極正向的改變。善於利用新技術不僅不會被淘汰，還可以為自己爭取到“升值空間”。
因此，身為財務人要敢於擁抱新技術、利用新技術，要主動從傳統核算型財務向智慧化決策型財務轉變，並將新技術帶來的轉變傳導給企業領導和各部門，讓更多的人瞭解新技術帶來的變化。
值得一提的是，目前很多院校取消了傳統財務專業，轉而設立了與數字經濟相結合的管理型專業。因此，財務人員還應主動提升資訊科技能力，並將新技術與財務管理深入融合。
資訊共享的最大壁壘來自於平行部門間溝通
目前，很多人認識到了數字化轉型的重點在於資訊互通，但是在共享過程中，總是存在著某些“天然壁壘”，對此喻琴琴認為：
企業內資訊互動主要“壁壘”來自於上下級傳達、反饋，以及平行部門間的資訊溝通。其中，最為嚴重的無疑是平行部門間的資訊互通。
當下，十分倡導“業財融合”，要求財務人員主動溝通業務人員，瞭解到業務執行層面的難點。但在融合過程中，還需要財務人員和業務人員加強互相溝通。
往更深層次看，各部門間的權責、考核指標明晰，都會按照既定指標去開展執行工作，從而忽略了部門間資訊整合溝通。
喻琴琴表示，數字化時代下，企業各部門間要做到資訊及時共享，不僅是財務主動擁抱業務，業務人員更應隨時向財務人員反饋執行過程中的進展、難點，建立起部門間資訊溝通“橋樑”。
“財務數智化中心”戰略，與“三大集中”規劃
在財務數字化轉型過程中，倬雲集團始終堅持“財務集中”理念。目前，倬雲共有13家全資控股企業，設轄企業中並沒有設立財務部，所有財務人員全部集中在集團本部。
透過總部設立的“財務數智化中心”，將人員、資金、核算全部集中起來。透過人員集中，節約了大量人力成本；透過資金集中，實現了資金規模效應最大化；透過核算集中，對核算標準進行統一規劃，提升了財務核算質量。
在財務系統方面，倬雲集團在引進了易快報後，在財務審批、預算管控方面進行了合理規劃。在具體執行過程中，經易快報審批後，透過內部資訊流可以直接匯入核算系統，並自動生成財務憑證。
整個流程下來，財務人員僅需要簡單稽核，無需編寫繁雜的財務憑證，很好的將財務人員從傳統核算工作中解放出來。
此外，由於所屬企業沒有財務人員，而在具體業務開展中所屬企業又需要財務人員支援。因此，集團總部引入了財務BP崗位，並由“財務數智化中心”統一管理，並分別派駐到所屬企業中，財務BP崗設定雙重考核標準，便於對所屬企業進行全方位服務、監督。
