相信每一家或者每個人，都多多少少有很重要的合同、檔案、證件、證件影印件、會議記錄等等。
這些檔案、通知、資料被我們帶回家，然後就隨手放進抽屜，或者直接扔在桌子上，過不了多久，就變成了一沓再也沒有勇氣去整理的紙了。
這類物品的清點和存放比起衣物、鞋子、工具這些物品的清點要困難數十倍，因為我們要知道閱讀每一張紙上面的內容，搞清內容後才能知道是否應該保留或者處理掉。
為了不讓自己走進死衚衕，你就要在拿到檔案的那一刻開始行動——是否保留?放在哪裡?下一步還需要做什麼?這些問題如果不在當時就做出處理，幾乎就永遠都不可能再處理了。
能夠支援你進行這種快速處理的，必須是一個簡單好記的檔案分類系統。
我也曾經為檔案分類的瑣碎和龐雜而頭疼，直到有一天，我在《你早該這麼玩Excel》一書中找到了答案。
我們都知道，根據不同行業的不同需求去設計不同格式的Excel表格是一件非常複雜的工作，但這本書提到了一種異想天開的概念——“天下第一表”。
所有的資訊其實都是具有相同屬性的，無論什麼行業，什麼資料模型，都可以用“源資料表”加“分類彙總表”加“引數表”這三張表搞定。
這種化繁為簡的方法同樣可以幫助我們來應付各種檔案。因為檔案裡包含的也是資訊，從收納的角度來說，資訊的保留價值無非也是三種:待處理、處理完畢需存檔、隨時查閱。
檔案第1類:流動的檔案
流動的檔案指的是那些有明確的進一步處理需求的檔案。比如:尚未報銷的醫療單據、等待填寫的表格、需要轉交給他人的資料等。它們適合收納在拿取方便的地方，例如你的辦公桌上。
檔案第2類:存檔的檔案
存檔的檔案指的是那些已經處理完畢，但依然需要長期儲存供查閱的檔案。比如:學位證、結婚證等證件，走完流程的購房、購車、保險合同等，體檢記錄及歷史醫療單據，已完成的學習筆記等。它們適合收納在空間比較充足，但不一定特別方便的位置，例如你的檔案櫃裡。
檔案第3類:隨時要用的參考檔案
隨時要用的參考檔案指的是我們平時常常用到的一些參考資料。和流動的檔案不同的是，它們沒有特定的待處理需求;和存檔的檔案不同的是，它們的使用頻率很高。
比如:打印出來的寶寶輔食菜譜、常用聯絡人的資料、日常健身或飲食計劃清單等。它們適合收納在使用場所的附近，例如你的冰箱上、黑板上、格子間的牆壁上。
在這三大類的基礎上，如果有必要，我們再按照歸屬人、時間、功能等屬性進行進一步的細分類就可以了。
這種以不變應萬變的“萬能的檔案三分法”，幾乎適用於工作場景和家庭生活場景中所有資訊類物品。
寫在最後
任何像檔案這樣的資訊類物品都可以按照我們使用它的方式分成流動、存檔、參考三類，這樣分類還能便於我們找到對應的收納方式。
