寫在前面：

工作效率=工作量/時間，這其實只是個定義式，並不決定我們的工作效率。在實際工作場景中，影響我們工作效率有很多方面：工作的環境、工作的難度和複雜度、自己對工作的熟悉程度，心智模型…這些其實都跟我們的大腦有關。

本期內容，來自於 LigaAI 的內部分享。讓我們一起走進大腦的工作舞臺，來看看影響工作效率的因素到底有哪些？

大腦的工作原理

前額皮質

決策和解決問題的能力程度上依賴於大腦中一個叫前額皮質的區域，它是人類大腦進化後半段發展起來的主要區域，佔大腦體積的4%-5%。前額皮質是大腦思考的核心，進行有意識活動的區域。

活動的大腦舞臺

用舞臺活動的比喻來解釋前額皮質裡有意識的思維活動，我們把前額皮質想象成一個小舞臺，看看正在做競品分析的同學的大腦舞臺是什麼樣子的？

舞臺上的內容是產品同學正在關注的資訊，舞臺外的內容是產品同學的內心世界的一些想法和記憶：對需求的理解、分析競品的方法等…有時二者會組合在一起，有時它們會分開工作。一旦舞臺外的資訊登上舞臺，我們就要注意了！

舉個栗子：當你要理解一個概念或新想法時，就會把舞臺外的資訊帶上舞臺，並觀察它們與內心世界其他資訊的互動。

產品同學在研究競品時，會邊研究競品邊聯想有關使用者體驗的知識，並把與使用者體驗相關的記憶“請”上臺。如果這段記憶很“久遠”，大腦就會開始搜尋，這個過程會讓該同學被其他“記憶”打斷，從而忘記自己正在研究的競品的資訊。

當“外部干擾源”（訊息通知）登上注意力舞臺後，你的注意力會被當前資訊所吸引。如果抑制不住想處理當前資訊的衝動，其他相關資訊也都會出現在舞臺上，所關注的競品資訊就都會被“擠”下去。

經過一番思考和決策，你終於處理好了當前資訊，此時你需要把與當前資訊有關的其他資訊全部清理出去，把與競品相關的資訊“請”回來。

由於某個想法沒有記牢，我們還要搜尋一番。’ 把那個被撞飛的“資訊”給找回來 '這個過程需要回憶和聯想。與在解決bug之前“佈置舞臺”相比，重新佈置“舞臺”消耗了一定的時間和精力。

臨近中午，“該吃飯了”這條資訊要登上舞臺。

“中午吃啥”、“粿條”等資訊會對你當前的工作造成干擾，因為你的工作還沒有做完。但抑制和防止分心是需要能量的，而自己現在很餓…一番抗爭失敗後，你快速收尾手頭上的事，開始思考去哪吃和吃什麼的問題了。

外部干擾源（郵件、訊息通知等）和內部干擾源（吃啥、做法等）會干擾我們的工作節奏，直接影響到我們的工作效率。高效用腦、提供工作效率，我們需要掌握一些方法。

根據上邊的例子，我們總結為以下4點：

'' 有意識的思維活動依賴前額皮質 ''

理解、決策、回憶、記憶、抑制這五項功能構成了有意識思維的主要部分。它們組合起來，能幫我們完成制訂計劃、解決問題、與人溝通等其他任務。對每一項功能的“使用”都需要大量呼叫前額皮質、海量的大腦資源。

'' 思維活動十分耗能 ''

相比自動的大腦功能，比如保持心跳和呼吸，有意識的心智活動消耗燃料的速度要快得多。

大腦舞臺需要大量的能量才能運作，就好像燈光離舞臺很遠，你需要開啟很多盞燈，要把燈全都調到最亮，才能看到舞臺上的演員。

'' 決策和控制衝動的能量有限 ''

我們用於決策和控制衝動等活動的能量是有限的，當這些能量用完時，我們就沒有能量用在下一個活動上了。

'' 舞臺空間很小 ''

大腦一次能夠處理的概念是有限的。儘管你可以一次記住不止一件事，但在這種情況下，人們對每件事的記憶都會有欠缺。

明確且具有說服力的證據表明，人們的注意力只能集中在一件事上，沒有直接證據表明人們可以把注意力長時間地同時放在多件事物上。

因此在同一時間內，腦海中的東西越少越好。理想狀況是，一次只試圖理解一個新概念。

看到這，我們大致知道工作中常提到的工作效率到底是怎麼一回事了，現在讓我們來回答文章開頭的問題：是什麼影響我們的工作效率？

適量的工作量可以讓人保持一定的壓力，而適當的壓力能讓人更好地完成工作。
當過量的工作同時出現在你面前時，則會產生不好的影響：工作效率會降低，人也會更焦慮；
工作被打斷時，我們當前關注的資訊就會丟失，打斷我們的資訊會登上大腦舞臺。在理解和聯想的過程中，我們會被其他干擾資訊打斷而重複聯想和再處理的過程，這對工作者本身就是一種能量和情緒的消耗，自然會降低工作效率。

效率工具的工作原理是什麼？

將複雜想法視覺化是有效利用大腦有限資源的方法之一，透過將複雜想法視覺化和列出清單的方法，大腦可以專注處理資訊而非儲存資訊。

GTD(Getting Things Done) , 透過記錄的方式把頭腦中的各種任務移出來。頭腦可以不用塞滿各種需要完成的事情，而集中精力在正在完成的事情上。

ProcessOn，飛書的流程圖，它們能將自己的想法和邏輯較好地呈現給別人看；

Miro，FigJam，teamind等白板工具也利用了這樣的工作效率原理：

1.將自己的想法記到白板上

2.將自己能想到的資訊寫上去

3.思考他們之間的邏輯關係

比起在大腦裡一邊思考一邊記憶，這種方法要高效得多。

變數越少，決策效率越高

雖然前額皮質能夠同時容納的資訊量非常有限，但如果使用組塊化和其他技巧，這種對數量的限制就能被大大削減。

以airtable、飛書的多維表格舉例，它們均提供了分組的功能，從更高的維度去思考問題，減少同時需要關注的資訊。scrum會用到史詩的概念，將產生關聯的一些事項組成一個故事。

對產品的管理者而言，做決策時，只需對史詩進行決策，需要同事關注的東西就變少了，決策效率會大大提高。

每次使用大腦資源時，將其分配給重要的事情

首先進行優先順序排序是很重要的，幾乎所有專案管理軟體都提供了優先順序的欄位。

只有當你減少在非重要緊急專案上的分配時，你的工作效率才會大大提高。

避免被打擾

不斷被郵件或簡訊干擾會降低智力表現。因此，儘可能地避免被幹擾，可以讓我們免於頻繁切換任務而專注於手頭的工作，進而提高工作效率。

舉個例子，Slack 的通知設定使我們能夠在減少干擾的同時還能不錯過重要資訊。當我們關閉全域性通知時，功能設定為只有@到自己的，或提到某個關鍵詞的時候，才會提示跟“我”有關的資訊。

當被打擾的頻率降低，工作者的出錯的頻率也會降低；反之，出錯的頻率就會增加，工作者最後會被困在“無休止”的工作干擾裡，工作效率大打折扣。

避免被打擾能保證在降低工作者出錯機率的同時又能提高工作效率。

如何選用效率工具？

支援自動化

自行設定自己的預設選擇，可以減少自己決策的次數，讓自己的精力更加專注於其他任務，對於有規律的任務，可以透過工具提供的自動化功能去自動解決。

有以下兩個好處：

1、自動化的條件下，可以自己設定好自動化流程，到期自動執行，避免出錯。

2、當設定好自動化後，這件事情就可以離開你的腦海了，集中精力做其他的事情，減少了自己的心智負擔。

IFTTT，Zapier上都有可以支援自動化流程的工具。

開放、易整合

一般而言，由於工具的複雜度提高後，上手的難度會變大，因此工具一般只會專注解決一類問題。但一個效率工具並不能解決所有問題。因此，可以支援第三方，跟其他工具組合去解決問題，顯得尤為重要。

社群活躍

良好的社群一方面可以讓產品更接近使用者的需求，另一方面，也可以提供多種多樣的解決方案。

Figma 在社群方面就做得比較好：一方面，大家在社群對產品本身進行反饋，另一方面，大家也貢獻了很多模板和外掛，滿足使用者多種多樣的需求。

寫在最後

工作效率的提升需要內外聯合。腦科學和使用效率工具的聯合“開發”能讓我們減少很多不必要的浪費而專注在產出真正有價值的事情上。

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