有些人提問時,不能夠順利地傳達問題的含義,常常令對方誤解提問的意圖。
這一方面是對方無法理解清楚提問者的語意,不知道提問者究竟想問什麼?另一方面則是在提問過程中摻雜了許多雜音,讓對方完全聽不懂。
還有一些人明明是自己提問,卻總拿單位和社會來說事,這也導致了提問的意圖很難被人理解。提問是你和我之間的一對一的交流,所以要儘量避免引入其他的事情。
一、認清適合提問的場所和時機
不管什麼樣的提問,都要顧及對方的感情,還要考慮方便與否,留意提問的時間和地點是否合適。
有的人在提問時經常無視對方的狀態和提問的場合,只顧自己方便。比如對方正在忙工作,或者做其他的事情,即使你向他提問了,他也無心回答,你也很難得到滿意的結果。
有的人在提問時,喜歡說一些多餘的開場白。之所以說開場白,主要是怕傷害到對方,或者是自己已經習慣了這樣說,才無意識地脫口而出。
對於這些,我們應該有意識地去改變,因為多餘的口頭禪和開場白,會打亂談話的節奏,干擾談話的氛圍,讓談話無法繼續下去,或者進行得不太順利。如果減少這些開場白和口頭禪,會使談話變得更加流暢。
當需要指出工作中的失誤時,要儘量選擇在沒人的時候,以一對一的形式私下提出,這樣對方容易接受,也會感謝你的好意。
當提問者在談話過程中表達某些意見時,也要儘可能少使用“可是,但是,雖然這樣說”等措辭,因為這些詞聽起來就像是在否定對方所說的話,如果經常使用,會讓對方產生“他一直在否定我”的感覺,不便於提問的繼續進行。
二、不做消極的提問
實現優質提問,提問物件本人的姿態和狀態非常重要。
對於那些總把工作不順心歸結於周圍環境,認為別人和自己總是不配合、不協調的人,就會把這種心情帶入到提問過程中,產生消極提問。
消極提問,就是經常使用否定、消極、令對方心情變差的提問。
之所以會產生消極提問,可能與提問者的心情、健康狀況等有關。在無意識中,這些狀態就會體現在提問當中。
提問者平時的所知所想,以及提問時的狀態,都會如實地反映在提問中。如果自己的心態比較消極,那麼拋給對方的提問也會很消極;如果自己懷著積極的心態,在開朗活躍的氣氛中提問,拋給對方的提問也一定會是優質的提問。
所以,保持自主意識和積極的狀態,是進行優質提問的重要基礎。
三、提問要重視反饋
提問是一個我向你提問,再由我向你反饋的過程。
傾聽是提問的重要一環,因此在下一次提問之前,一定要向對方進行反饋。
在聽了對方的回答後,說一句“我聽了你的回答,有這樣的感想”,這樣的認真反饋,才算是完整的交流。即使對方的回答很簡單,也要說聲謝謝。
在反饋的內容當中,可以包括我瞭解的客觀事實,比如一個人講話的習慣和特點;也可以包括我所看到的主觀事實,即我聽了回答之後產生的感想、情緒或印象。
一般來說,要以我為主提出自己的個人見解和主觀事實,有區別地傳達客觀事實和主觀事實,合理使用某些資訊,這在任何場合都是有效的,也能讓對方樂於接受。
提問傳遞的是一種資訊,如果在提問時把我變成你,結果會讓對方感覺到自己受了責備和非難。
有時為了更加接近真相,我們可能會問:“針對這個問題,你自己想怎麼做?”這樣能夠幫助對方更好地接近目標,也能讓我們更快地找到事實的真相。
四、意外回答的應對方法
對於你的提問,對方可能會做出一些出人意料的回答,這個回答可能與你的提問風馬牛不相及。
有時你想得到具體的回答,結果對方回答得卻很抽象。有時你想讓對方往這個方向說,他卻總往另外一個方向跑。
不管對方做出什麼樣的回答,最好都不要對其進行評判和評價。
如果在回答提問的過程當場遭到否定,並且是感性上的否定,對方可能會馬上封閉自己,提前採取手勢,回答時也會顧及你的心情,從而失去了回答的真實性。
回答者之所以給出意料之外的回答,必然有其原因,可能是無法用言語準確地表達自己的想法,也可能是對你的提問有所誤解。
這時,我們可以附和對方的發言,同時繼續探索對方真正想說出的內容。